Atos do Escrivão ou do Chefe de Secretaria

 

Atos do Escrivão ou do Chefe de Secretaria

 

O Código de Processo Civil disciplina a prática de atos processuais pelo escrivão (justiça estadual) ou pelo chefe de secretaria (justiça federal), chamados de modo amplo como responsável pelo expediente, nos artigos 206 a 211.

Ao receber a petição inicial de processo, instrumento da demanda e responsável pela propositura da ação (artigo 312, CPC), o escrivão ou o chefe de secretaria a autuará, mencionando o juízo, a natureza do processo, o número de seu registro, os nomes das partes e a data de seu início, e procederá do mesmo modo em relação aos volumes em formação. Posteriormente, será providenciada sua distribuição, quando for o caso.

Consigne-se que tais atos são praticados pelo responsável pelo expediente apenas em se tratando de autos não eletrônicos (autos físicos) uma vez que no processo eletrônico o sistema impõe ao autor estas providências, conforme consta do artigo 10 da lei 11419/06. Nestes casos, o responsável pelo expediente exerce atividade fiscalizatória.

Autuação consiste na formação de um jogo de documentos onde se processarão os atos processuais. Em processos não eletrônicos, inclui a interposição de uma capa física com vistas a proteção da documentação processada. A posterior inclusão de novas folhas deve contar com numeração e rubrica pelo responsável pelo expediente, o que consiste no autuamento. Em processos eletrônicos a rubrica é substituída pela certificação digital do usuário. À parte, ao procurador, ao membro do Ministério Público, ao defensor público e aos auxiliares da justiça é facultado rubricar as folhas correspondentes aos atos em que intervierem.

Os atos e os termos do processo serão assinados pelas pessoas que neles intervierem, todavia, quando essas não puderem ou não quiserem firmá-los, o escrivão ou o chefe de secretaria certificará a ocorrência. Quando se tratar de processo total ou parcialmente documentado em autos eletrônicos, os atos processuais praticados na presença do juiz poderão ser produzidos e armazenados de modo integralmente digital em arquivo eletrônico inviolável, na forma da lei, mediante registro em termo, que será assinado digitalmente pelo juiz e pelo escrivão ou chefe de secretaria, bem como pelos advogados das partes. Eventuais contradições na transcrição deverão ser suscitadas oralmente no momento de realização do ato, sob pena de preclusão, devendo o juiz decidir de plano e ordenar o registro, no termo, da alegação e da decisão.

Os termos para documentação de juntada de qualquer elemento ao processo, de vista à parte, ao advogado ou ao Ministério Público, de conclusão para pronunciamento do juiz e de quaisquer outros em sentido semelhante, como o de desentranhamento de elementos dos autos do processo ou o de “penhora on-line”, constarão de notas datadas e rubricadas pelo escrivão ou pelo chefe de secretaria. A documentação de atos praticados por oficial de justiça avaliador é denominado auto.

Em qualquer juízo ou tribunal, é lícito o uso da taquigrafia (escrita abreviada à mão, por sinais) da estenotipia (registro do que é falado através do manuseio de uma máquina, o estenótipo) ou de outro método idôneo, como a gravação por meios eletrônicos em áudio e vídeo.

Para fins de atribuir confiabilidade, não se admitem nos atos e termos processuais espaços em branco, salvo os que forem inutilizados, assim como entrelinhas, emendas ou rasuras, exceto quando expressamente ressalvadas.